Hinweisgebersystem der aik

Das Hinweisgebersystem der aik gibt sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als auch externen Dritten (nachfolgend „Hinweisgeber“) die Möglichkeit, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und/oder Compliance Regeln zu melden und somit zu deren Aufdeckung beizutragen. Bei der Abgabe solcher Meldungen, die der Aufdeckung und der Beendigung von Fehlverhalten dienen, sowie im weiteren Verlauf haben die Hinweisgeber keine Repressalien/Benachteiligungen zu befürchten. Im Falle der Meldung eines Verstoßes ist Folgendes zu beachten:

I.          Abgabe von Hinweisen

Die folgenden Verstöße können über das Hinweisgebersystem der aik gemeldet werden: Hinweise auf potenzielle Bestechungsdelikte, Betrug, Kartellrechtsverstöße, Verstöße gegen das Geldwäschegesetz, die Verletzung von Rechnungslegungsvorschriften, Verstöße gegen Arbeitsrecht und Arbeitssicherheit etc.

Hinweisgeber können die von ihnen erlangten Informationen über entsprechenden Verstöße wahlweise an eine interne oder eine externe Meldestelle abgeben. Im ersten Schritt ist die Korrespondenz mit den internen Meldestellen vorzugswürdig, weil sie aufgrund der kurzen Wege meist schneller dazu führt, dass ein Fehlverhalten aufgeklärt und abgestellt bzw. geahndet werden kann. Gleichwohl sind die Hinweisgeber in der Wahl des Meldewegs frei.

II.         Zuständigkeiten

Hinweise können an die folgenden Stellen gerichtet werden:

1. Interne Meldestelle (i.S.d. § 12 HinSchG)

   • Compliance-Beauftragte der aik: Julia Wiesenberger oder Nina Avaliani

     • per Telefon:    +49 211 53 74 20 – 184 (Julia Wiesenberger) und +49 211 53 74 20 – 188 (Nina Avaliani)

     • per Brief (adressiert an Julia Wiesenberger oder Nina Avaliani) mit dem Hinweis „vertraulich“

   • oder über die Ombudsperson/Vertrauensanwältin Frau Dr. Sibylle von Coelln (Meldekanal der internen Meldestelle)

     • per Telefon:    +49 211 44 03 57 71

     • per Fax:          +49 211 44 03 57 77

     • per E-Mail:      aik-ombudsperson@hvc-strafrecht.de

2. Externe Meldestellen (i.S.d. §§ 19 ff HinSchG)

   • Dem Hinweisgeber steht es gleichwohl offen, als Kommunikationskanal eine externe Meldestelle zu nutzen. Eine externe Meldestelle ist beim Bundesamt für Justiz eingerichtet. Sie ist für Bund und Länder zuständig. Darüber hinaus bestehen weitere besondere Zuständigkeiten bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und dem Bundeskartellamt (BKartA). Die Meldefristen richten sich nach § 28 Abs.  4 HinSchG. Die hinweisgebende Person erhält auf ihre Meldung spätestens nach drei Monaten bzw. in Fällen, bei denen die Bearbeitung umfangreicher ist, spätestens nach sechs Monaten eine Rückmeldung.

III.        Ablauf

Wenn ein Hinweisgeber einen Verstoß anzeigt, ist der Eingang der Meldung zunächst von der zuständigen Meldestelle zu dokumentieren und dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen (§§ 11, 17 I Nr. 1, 28 I HinSchG).

Die Meldestelle prüft sodann, ob die Meldung in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt und ob der gemeldete Sachverhalt stichhaltig ist (§ 17 I Nr. 2, 4, 28 II HinSchG). Ist dies der Fall, wird er intern untersucht oder es ergreift die Meldestelle anderweitige Folgemaßnahmen i.S.d. § 18 HinSchG (z.B. Verweisung des Hinweisgebers an eine andere zuständige Stelle).

Spätestens nach drei Monaten hat die zuständige Meldestelle dem Hinweisgeber schließlich eine Rückmeldung zu seiner Meldung zu geben (§§ 17 II, 28 IV HinSchG). Die interne Meldestelle muss den Hinweisgeber dabei auch über bereits ergriffene und geplante Folgemaßnahmen informieren (§ 17 II 2 HinSchG), soweit dies mit Blick auf die Rechte der von der Meldung Betroffenen und den Erfolg der Ermittlungen zulässig ist.

IV.       Form der Meldung

Die Meldung kann sowohl mündlich als auch schriftlich (Brief z.B. in den Hausbriefkasten am Gebäude oder per E-Mail), auf Wunsch auch persönlich an die interne Meldestelle oder die Ombudsperson erfolgen. Eine anonyme Meldung ist möglich. Legt der Hinweisgeber der Ombudsperson gegenüber seine Identität offen, kann er gleichwohl die Wahrung seiner Anonymität gegenüber der aik verlangen. Die Ombudsperson wird seine Identität dann schützen und die aik wird keine Maßnahmen ergreifen, um diese zu ermitteln.